Einsatztagebuch der Feuerwehr führen: Aufbau, Regeln, Vorlage

Wozu dient das Einsatztagebuch der Feuerwehr?

Die Feuerwehr-Dienstvorschrift 100 (FwDV 100) beschreibt das Einsatztagebuch als Nachweis über die Tätigkeit der Einsatzleitung, in dem der Einsatzablauf in zeitlicher Folge aufgezeichnet wird. Hinein gehören die Ergebnisse der Lagefeststellung, die Befehle an die Einsatzkräfte, besondere Vorkommnisse und Erkenntnisse und, wo nötig, auch Beurteilung und Entschluss. Dokumentation dient nach der FwDV 100 dem Nachweis verantwortlichen Handelns, der Information und der späteren Auswertung.

Die Hessische Landesfeuerwehrschule nennt das ETB den „urkundlichen, chronologischen Nachweis“ aller einsatzbezogenen Anordnungen, Informationen und Maßnahmen. Kommt es nach einem Schaden zu einem Straf- oder Disziplinarverfahren, kann es zeigen, auf welchem Stand und aus welchen Gründen entschieden wurde.

Nicht jede Äußerung muss hinein. Nachvollziehbar sein muss aber, wie es zu einer Entscheidung kam; gab es gegensätzliche Auffassungen, gehören beide in das Tagebuch.

Wer führt das Einsatztagebuch?

Die FwDV 100 zählt die Einsatztagebuchführung zu den typischen Aufgaben des Führungshilfspersonals. Arbeitet ein Stab, gehört sie zum Sachgebiet 2 (Lage). Nach der Lernunterlage der Hessischen Landesfeuerwehrschule wird bei der Aufgabenverteilung in der Führungseinheit festgelegt, wer konkret schreibt; bei größeren Ereignissen ist eine Person als Tagebuchführerin oder Tagebuchführer vorzusehen.

Diese Person muss sehen und hören, was in der Einsatzleitung besprochen wird, und beschafft sich Informationen auch selbst; wer Unterlagen oder wichtige Daten hat, gibt sie ihr von sich aus.

Aufbau: Kopfdaten und Spalten

Der Kopf ordnet das Tagebuch einem Einsatz zu. Einsatz, Datum und Blattnummer wiederholen sich auf jedem Folgeblatt, damit sich auch ein einzelnes Blatt zuordnen lässt. In den Kopf gehören:

• Einsatz: Stichwort oder Einsatzart und Einsatznummer
• Einsatzstelle
• Datum und Uhrzeit des Beginns, später auch des Endes
• Einsatzleiterin oder Einsatzleiter
• Name der Person, die das Tagebuch führt
• Blattnummer

Die Vordrucke benennen und schneiden die Spalten unterschiedlich. In den Beispielen der Hessischen Landesfeuerwehrschule und des Instituts der Feuerwehr NRW folgen auf laufende Nummer und Datum/Uhrzeit eine gemeinsame Inhaltsspalte – in Hessen für Ergebnisse der Lagefeststellung, Befehle, besondere Vorkommnisse, Beurteilungen und Entschlüsse, in NRW für die Darstellung der Ereignisse, Beurteilungen, Entschlüsse und Maßnahmen – und eine Spalte für Anlagen wie Nachrichtenvordrucke, Fotos oder Karten.

Die Vorlage zu diesem Ratgeber trennt zusätzlich Absender und Empfänger, damit sich auch Funksprüche mitschreiben lassen. Sie verwendet diese Spalten:

Für die Uhrzeit beschreibt die Hessische Landesfeuerwehrschule die im Katastrophenschutz übliche Datum-Zeit-Gruppe: zwei Ziffern für den Tag, vier für die Uhrzeit, dann der Monat mit drei Buchstaben und auf Wunsch das Jahr mit zwei Ziffern, ohne Punkt oder Doppelpunkt. „141430 Sep 26“ steht für den 14. September 2026, 14:30 Uhr.

Regeln: So schreiben Sie das Einsatztagebuch richtig

• Sofort und in zeitlicher Folge. Eingetragen wird, was gerade geschieht, mit Uhrzeit, und nicht erst am Ende des Einsatzes aus dem Gedächtnis.
• Aus sich heraus verständlich. Ein Eintrag muss ohne weitere Unterlagen verständlich sein. Auf Schreiben oder Meldungen, die nicht als Anlage beiliegen, wird nicht verwiesen; Anlagen bekommen eine Nummer und werden beigefügt.
• Dokumentenecht schreiben (verbreitete Praxis). Kugelschreiber oder dokumentenechter Stift, kein Bleistift, kein Radieren, kein Korrekturmittel.
• Korrekturen sichtbar lassen (verbreitete Praxis). Falsches einmal so durchstreichen, dass es lesbar bleibt, die Korrektur daneben oder als neuen Eintrag schreiben und mit Uhrzeit und Kürzel abzeichnen. Blätter werden nicht entfernt.
• Durchnummerieren (verbreitete Praxis). Einträge und Blätter werden lückenlos durchnummeriert; so fällt auf, wenn etwas fehlt.
• Abschließen und unterschreiben. Am Ende wird das Tagebuch abgeschlossen und unterschrieben; wann, von wem und mit welcher Gegenzeichnung, beschreiben die Länder unterschiedlich (siehe Tabelle unten).

Wo ist das Einsatztagebuch geregelt?

Die FwDV 100 „Führung und Leitung im Einsatz“ (Stand 1999) nennt das Einsatztagebuch als Einsatzunterlage, beschreibt Zweck und Inhalt und ordnet die Tagebuchführung zu; einen Vordruck enthält sie nicht. Die Länder führen die Dienstvorschrift für ihre Feuerwehren ein oder machen sie bekannt; Bayern etwa hat sie 2004 bekannt gemacht und den Feuerwehren empfohlen, danach zu verfahren.

Einzelheiten stehen in den Lernunterlagen und Vorschriften der Länder, und dort unterscheiden sie sich:

Hessen und Nordrhein-Westfalen halten zudem fest, dass nach dem Abschluss nichts mehr geändert wird. Welche Vordrucke und Abläufe bei Ihnen gelten, klären Sie mit Ihrer Wehrführung und Ihrem Träger.

Vorlage: Einsatztagebuch als PDF und Excel

Papier oder digital?

Keine der unten genannten Quellen schreibt Papier vor. Nach der Lernunterlage der Hessischen Landesfeuerwehrschule wird das ETB einer Technischen Einsatzleitung oder eines Stabes in der Regel mit EDV-Unterstützung erstellt, mit regelmäßiger Datensicherung; die baden-württembergische VwV Stabsarbeit lässt für Verwaltungsstäbe vorhandene elektronische Systeme ausdrücklich zu.

Papier funktioniert ohne Strom und Technik, und jede Einsatzkraft kann sofort damit umgehen. Dafür ist Handschrift unter Zeitdruck oft schwer lesbar, das Original gibt es nur einmal, und für den Bericht wird abgeschrieben. Digital setzt das System die Uhrzeit, mehrere Stellen können zuliefern, der Text bleibt lesbar und durchsuchbar. Dafür braucht es Strom, Geräte, meist ein Netz und eine Rückfallebene: die Papiervorlage im Fahrzeug.

Wer digital arbeitet, sollte prüfen, ob die Software die Regeln des Papiertagebuchs abbildet: Werden Einträge nur angehängt? Bleibt eine Korrektur als eigener Eintrag sichtbar? Woher stammt die Uhrzeit, und fällt eine nachträgliche Änderung auf? Wie wird das Tagebuch abgeschlossen und abgezeichnet? Was gilt, wenn das Netz ausfällt? Wie Lagestand das umsetzt und wo die Grenzen liegen, steht auf der Seite Digitales Einsatztagebuch.